Gestione Documentale

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Ogni azienda gestisce quotidianamente numerosi documenti, dal materiale marketing, alle offerte commerciali, alla documentazione tecnica, ai documenti amministrativi.

La Casto Sistemi offre soluzioni informatiche di gestione elettronica della documentazione aziendale che permettono alle aziende di ottenere numerosi vantaggi rispetto alla gestione cartacea:

  • facile reperibilità del documento da qualunque luogo
  • disponibilità certa del documento
  • veloce individuazione del documento di interesse
  • riduzione del volume di ingombro
  • riduzione dei costi di archiviazione
  • governo e tracciabilità dei passi di redazione di un documento
  • riduzione dei costi cartacei, stampa e fotocopie


MY.DOC
si utilizza e gestisce attraverso il protocollo Internet e l'uso di browser web; l'azienda è in grado di gestire in maniera autonoma documenti, notizie, informazioni e deciderne la politica di approvazione/pubblicazione, diffusione e scambio. Il suo uso non richiede lunghi addestramenti. 

Quanto si risparmia?

C’è chi ha calcolato che ciascun foglio di qualche rilevanza che circola in azienda può arrivare a costare attorno ai 2 € l’anno. In questa cifra, alcune stime hanno ricondotto un 40% di costo del personale dedicato alla gestione e all’archiviazione del documento.

Oltre il costo in se stesso, dunque, la gestione documentale cartacea comporta anche l’immobilizzazione di risorse umane in un’attività non direttamente produttiva e, spesso, anche inutile. Infatti, in media, solo il 6% dei documenti gestiti in un’azienda è consultato più di una volta.

Secondo la stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del PoliMi è stato calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea.

Fare i conti è facile.

n° 5.000 documenti annuali x 2 euro = Totale costi € 10.000,00 annuali

Risparmio: 10.000,00 - 80% = € 8.000,00 annuali di risparmio.

 

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